NOTA DA SECRETARIA DA CÂMARA CIESP/FIESP AOS ÁRBITROS
Esta nota tem o intuito de fornecer e facilitar o acesso dos Árbitros a algumas informações concernentes às regras e práticas da Câmara de Conciliação, Mediação e Arbitragem Ciesp/Fiesp (“Câmara Ciesp/Fiesp”) no curso do procedimento arbitral, de acordo com seu Regulamento de Arbitragem (“Regulamento”), Anexo I - Tabela de Custas e Honorários dos Árbitros (“Anexo I”) e Anexo II - Código de Ética (“Anexo II”).
A) Secretaria da Câmara Ciesp/Fiesp
1. Funcionamento: segunda à sexta-feira, das 8h30 às 17h30, exceto feriados.
2. Contato: telefone: (11) 3549-3264/3240 / e-mail: [email protected] e [email protected].
3. Site: www.camaradearbitragemsp.com.br.
4. Portal de gerenciamento de casos online: https://cma.ciesp.com.br/ (acesso ao caso concreto mediante cadastro junto à Secretaria da Câmara).
5. Administração de procedimentos: a Câmara Ciesp/Fiesp administra e zela pelo correto desenvolvimento do procedimento arbitral (item 1.3 do Regulamento), estando à disposição dos Árbitros, Partes e demais participantes da arbitragem para prestar auxílio e esclarecer dúvidas, nos limites de sua atuação.
6. Case Manager: no caso concreto, será designado um membro da Secretaria da Câmara Ciesp/Fiesp, advogado, para acompanhar a arbitragem e auxiliar os Árbitros nas questões específicas de cada procedimento.
B) Desenvolvimento da Arbitragem
1. Condução do caso: os Árbitros, no desempenho de sua função, além de serem independentes e imparciais, deverão ser discretos, diligentes, competentes e observar o Código de Ética (item 7.5 do Regulamento). Os Árbitros devem assegurar o correto e adequado andamento do procedimento e dedicar tempo, disponibilidade e melhores esforços para atender os fins a que se destina a arbitragem da maneira mais expedita e eficiente possível, levando em consideração a complexidade da disputa (item 4, in fine, do Anexo II).
2. Escolha de Presidente do Tribunal Arbitral: deverá ocorrer em até 5 (cinco) dias após comunicação da Secretaria a respeito (item 9.5 do Regulamento) ou no prazo estabelecido pelas Partes na convenção de arbitragem.
3. Constituição do Árbitro Único/Tribunal Arbitral: os Árbitros estarão constituídos no caso após a aprovação pela Presidência da Câmara e a assinatura do Termo de Independência, com o que se considera aceita a sua designação para atuação no procedimento (item 2.4 do Regulamento). Após a assinatura do Termo de Independência, será franqueado aos Árbitros o acesso ao caso pelo Portal.
4. Imparcialidade e Independência: os Árbitros deverão permanecer imparciais e independentes durante a arbitragem (item 2.1 do Anexo II), revelando por escrito quaisquer fatos ou circunstâncias cuja natureza possa levantar dúvida justificada a esse respeito (item 7.2 do Regulamento). Caso haja alguma revelação do Árbitro, a Câmara Ciesp/Fiesp convidará as Partes para apresentarem eventuais comentários.
5. Termo de Arbitragem: deverá ser assinado assim que possível após a aprovação do Árbitro Único / Tribunal Arbitral pelo Presidente da Câmara (item 2.4 do Regulamento).
6. Calendário do Procedimento: deverá ser estabelecido durante ou imediatamente após a reunião para a assinatura do Termo de Arbitragem (item 10.2 do Regulamento). É recomendado que o Árbitro Único / Tribunal Arbitral estabeleça os prazos procedimentais em datas fixas (i.e. xx.xx.xxxx), evitando a contagem por dias corridos (i.e. xx dias a contar do recebimento), a fim de otimizar o procedimento e evitar divergências quanto ao cumprimento dos prazos pelas Partes.
7. Sentença Arbitral: a Sentença Arbitral deverá ser proferida em até 60 (sessenta) dias após o vencimento do prazo para apresentação das Alegações Finais, podendo ser prorrogado o prazo por mais 60 (sessenta) dias a critério do Árbitro Único / Tribunal Arbitral (item 15.1 do Regulamento), ou no prazo estabelecido pelas Partes na convenção de arbitragem, ou, ainda, no prazo acordado no Termo de Arbitragem.
8. Pedido de Esclarecimento: eventuais Pedidos de Esclarecimento da Sentença Arbitral devem ser decididos em até 10 (dez) dias após o recebimento da(s) manifestação(ões) das Partes (item 16.2 do Regulamento) ou no prazo que for acordado no Termo de Arbitragem.
9. Assinaturas: recomendamos que os Árbitros assinem documentos e atos (como Termo de Arbitragem, Decisões e Sentenças) utilizando assinatura digital com certificado (padrão ICP Brasil). A assinatura eletrônica também é possível caso seja utilizada a plataforma fornecida pela Câmara. Nestas hipóteses, fica dispensado o protocolo físico do arquivo (item 5.1 da Resolução 10/2022 da Câmara Ciesp/Fiesp). Os membros da Secretaria estarão à disposição para prestar qualquer auxílio na coleta de assinaturas.
C) Valor da Causa e Recolhimento de Custas pelas Partes
1. Alteração do valor da causa: os Árbitros poderão, a qualquer momento, informar o Secretário-geral da Câmara Ciesp/Fiesp acerca da existência de elementos que justifiquem a modificação do valor da controvérsia, cabendo ao Presidente da Câmara decidir a respeito (item 3.2.1 do Anexo I).
2. Recolhimento e repasse de custas: a Câmara Ciesp/Fiesp providenciará o recolhimento das custas do procedimento arbitral das Partes e o repasse dos valores aos Árbitros / peritos / e outros prestadores de serviços nos momentos apropriados, de acordo com o Anexo I.
3. Fundo de despesas: o adiantamento de despesas pelas Partes tem o objetivo de cobrir as despesas administrativas relativas ao procedimento arbitral, tais como gastos de viagem dos Árbitros, diligências fora do local da arbitragem, refeições e coffee breaks das audiências, dentre outras (item 5 do Anexo I).
4. Perícia: a Parte que requerer perícia antecipará os seus custos, salvo disposição em contrário do Árbitro Único ou do Tribunal Arbitral. Os trabalhos periciais serão iniciados somente após o recolhimento integral dos honorários dos peritos. O pagamento ao perito será realizado conforme determinação do Tribunal Arbitral (item 5.4 do Anexo I).
5. Divulgação da Sentença: a Sentença Arbitral somente deverá ser divulgada às Partes após o recolhimento integral das custas do procedimento arbitral (item 6.16 do Anexo I).
6. Decisões sobre custas: é competência exclusiva da Câmara a deliberação a respeito de custas referentes aos procedimentos arbitrais, podendo, se entender necessário, consultar o Tribunal Arbitral (item 6.11 do Anexo I).
7. Prestação de Contas: no término do procedimento arbitral, o Secretário-geral da Câmara apresentará às Partes demonstrativo de custas, honorários arbitrais e despesas (item 6.15 do Anexo I).
D) Honorários e Despesas dos Árbitros
1. Honorários Arbitrais: os honorários arbitrais serão fixados pela Câmara Ciesp/Fiesp, de acordo com o Anexo I, sendo vedada qualquer alteração e/ou negociação dos valores referentes aos honorários arbitrais entre Partes e Árbitros (item 6.14 do Anexo I).
2. Honorários complementares: em face da complexidade da condução do procedimento arbitral até a prolação da Sentença Arbitral final, mediante solicitação justificada do Tribunal Arbitral, o Presidente da Câmara poderá estipular o pagamento complementar de honorários aos Árbitros em até 20% do total do valor dos honorários fixados (item 3.5.1 do Anexo I).
3. Repasse de Honorários: o pagamento dos Árbitros será efetuado em três parcelas, da seguinte forma: 30% na apresentação das réplicas, 30% no término da instrução e 40% após a entrega da última decisão do procedimento (item 3.4 do Anexo I). No caso de prolação de Sentença Parcial de Mérito, poderá ser adiantado parte do pagamento, mediante solicitação dos Árbitros (item 3.5 do Anexo I). O repasse dos honorários arbitrais em outros momentos poderá ser solicitado pelos Árbitros, justificadamente, o que será analisado pela Presidência da Câmara.
4. Pagamentos: o gerente financeiro da Câmara Ciesp/Fiesp solicitará aos Árbitros os documentos necessários para realização do repasse dos honorários e programará o pagamento, de acordo com as exigências formais e os prazos internos do departamento financeiro do Centro das Indústrias do Estado de São Paulo.
5. Desistência ou Acordo: salvo disposição expressa em contrário no Termo de Arbitragem, o encerramento do caso por desistência ou acordo entre as Partes acarreta o pagamento dos honorários segundo os seguintes critérios: a) antes da celebração do Termo de Arbitragem, mas após a nomeação e aceitação dos Árbitros, serão devidos 30% (trinta por cento) dos honorários fixados; b) após a assinatura do Termo de Arbitragem, e antes da audiência de instrução, serão devidos 70% (setenta por cento) dos honorários fixados; e c) após a audiência de instrução serão devidos 100% (cem por cento) dos honorários fixados.
6. Reembolso de despesas: o reembolso das despesas incorridas pelos Árbitros será feito mediante o envio dos comprovantes originais à Secretaria da Câmara.
E) Audiências e Reuniões
1. Agendamento: visando acomodar as Partes e os Árbitros em nossas salas de audiência e/ou ou programar a utilização de plataforma de videoconferência, a Secretaria da Câmara deve ser consultada para verificação da disponibilidade da estrutura física e/ou da plataforma virtual anteriormente à designação de datas para reuniões e audiências.
2. Orientações gerais para videoconferências: Para a realização das reuniões ou audiências virtuais, sem prejuízo de outras a serem estabelecidas no caso concreto, todos os envolvidos observarão as regras e as orientações constantes do Anexo I à Resolução 10/2022 da Câmara Ciesp/Fiesp.
F) Cartas Arbitrais e Ofícios
1. Ofícios: em casos de expedição de ofícios, a Secretaria da Câmara preparará uma minuta preliminar e a submeterá para aprovação/revisão do Tribunal Arbitral. Após aprovação/revisão, a Secretaria da Câmara assinará o Ofício e o encaminhará ao órgão competente, por correspondência física e/ou e-mail, conforme o caso.
2. Cartas Arbitrais: havendo necessidade de expedição de carta arbitral, a Secretaria da Câmara preparará uma primeira versão do documento e a submeterá para aprovação/revisão do Tribunal Arbitral, para posterior coleta da assinatura dos Árbitros. Na sequência, a Secretaria da Câmara disponibilizará o arquivo assinado no procedimento arbitral para que a parte interessada providencie o protocolo/distribuição no juízo competente.
G) Protocolos Ecológicos
1. Greener Arbitration: Tendo em vista a adesão da Câmara Ciesp/Fiesp à campanha Greener Arbitration, recomendamos e incentivamos:
a. que Coárbitros privilegiem a nomeação de Árbitro Presidente que valorize comportamentos sustentáveis;
b. Que o Tribunal Arbitral considere o impacto ambiental da arbitragem na tomada de decisões para o desenvolvimento do procedimento;
c. Que o Tribunal Arbitral dê preferência à realização de reuniões/audiências remotas, sempre que este formato for possível e não resultar em prejuízo à arbitragem;
d. Que os Árbitros, sempre que possível, evitem a impressão de documentos para suas revisões e anotações, privilegiando ferramentas eletrônicas para essa finalidade, sendo que os autos do caso estarão disponíveis para acesso 24 horas por dia no Portal Eletrônico de Gerenciamento do procedimento; e
e. Que o Tribunal Arbitral evite a solicitação de apresentação de documentos físicos pelas Partes, incentivando, em seu lugar, a submissão de arquivos de forma eletrônica.