NOTA DA SECRETARIA DA CÂMARA CIESP/FIESP ÀS PARTES
Esta nota tem o intuito de fornecer e facilitar o acesso das Partes a algumas informações concernentes às regras e práticas da Câmara de Conciliação, Mediação e Arbitragem Ciesp/Fiesp (“Câmara Ciesp/Fiesp”) no curso do procedimento arbitral, de acordo com seu Regulamento de Arbitragem (“Regulamento”), Anexo I - Tabela de Custas e Honorários dos Árbitros (“Anexo I”) e Anexo II - Código de Ética (“Anexo II”).
A) Secretaria da Câmara Ciesp/Fiesp
1. Funcionamento: segunda à sexta-feira, das 8h30 às 17h30, exceto feriados.
2. Contato: telefone: (11) 3549-3264/3240 / e-mail: [email protected] e [email protected].
3. Site: www.camaradearbitragemsp.com.br.
4. Portal de gerenciamento de casos online: https://cma.ciesp.com.br/ (acesso ao caso concreto mediante cadastro junto à Secretaria da Câmara).
5. Administração de procedimentos: a Câmara Ciesp/Fiesp administra e zela pelo correto desenvolvimento do procedimento arbitral (item 1.3 do Regulamento), estando à disposição dos Árbitros, Partes e demais participantes da arbitragem para prestar auxílio e esclarecer dúvidas, nos limites de sua atuação.
6. Case Manager: no caso concreto, será designado um membro da Secretaria da Câmara Ciesp/Fiesp, advogado, para acompanhar a arbitragem e auxiliar os Árbitros e as Partes nas questões específicas de cada procedimento.
B) Notificações e Prazos
1. Portal Eletrônico: as notificações serão efetuadas por correio eletrônico enviado pelo Portal de Gerenciamento de Casos On-Line da Câmara Ciesp/Fiesp (“Portal”), ressalvada a comunicação da Notificação de instauração de novo procedimento e outros atos para os quais seja necessária a comunicação física, hipóteses em que as vias físicas serão enviadas por correio com aviso de recebimento (item 9.1 do Regulamento).
2. Contagem de prazos: a não ser que estabelecido de forma diversa no caso concreto, os prazos são contados em dias corridos, a partir do primeiro dia útil seguinte ao recebimento da notificação (item 9.2 do Regulamento). O prazo será prorrogado para o próximo dia útil, caso vença em dia não útil (item 9.2.2 do Regulamento). Dia útil é aquele em que há expediente na Câmara Ciesp/Fiesp (item 9.2.3 do Regulamento). Dar-se-á preferência à fixação de prazos em datas certas.
3. Prazo geral: na ausência de prazo estipulado para providência específica, será considerado o prazo de 5 (cinco) dias (item 9.5 do Regulamento).
C) Desenvolvimento da Arbitragem
1. Fase Administrativa: a primeira parte do procedimento tem como objetivo a constituição do Árbitro Único / Tribunal Arbitral que irá julgar o caso. A Secretaria da Câmara notificará as Partes a cada movimentação da arbitragem e abrirá os prazos competentes de acordo com o Regulamento. Nesta fase, em resumo e genericamente, caso não haja nenhuma questão incidental, o procedimento desenvolver-se-á da seguinte forma:
a. Requerimento de Arbitragem (item 2.1 do Regulamento);
b. Notificação da Câmara para as Partes indicarem Árbitro Único ou Coárbitros. A Câmara possui Quadro de Árbitros, que não é vinculante (itens 2.2 e 2.3 do Regulamento);
c. Árbitro(s) indicado(s) responderá(ão) Questionário para Verificação de Conflitos de Interesse e Disponibilidade (“Questionário”) (item 7.6 do Regulamento);
d. Partes se manifestarão sobre Questionário(s);
e. Se for caso de Tribunal Arbitral, Coárbitros serão convidados a nomear Árbitro Presidente e se repetirá a dinâmica dos itens “c” e “d” acima (item 2.4, primeira parte, do Regulamento);
f. Aprovação do Árbitro Único / Tribunal Arbitral pela Presidência da Câmara e assinatura de Termo de Independência pelo(s) Árbitro(s), estando, a partir desse momento, constituído(s) no caso (item 2.4, parte final, do Regulamento).
2. Resposta ao Requerimento de Arbitragem e momento da estabilização da demanda: não há abertura de prazo específico para que a parte Requerida apresente Resposta ao Requerimento de Arbitragem. Por outro lado, também não há óbice de que a parte, querendo, apresente sua Resposta. Em regra, as Partes poderão formular pretensões até a assinatura do Termo de Arbitragem, conforme item 5.3 do Regulamento.
3. Questões preliminares na fase administrativa: antes de constituído o Árbitro Único / Tribunal Arbitral, as questões relacionadas à existência, à validade, à eficácia e ao escopo da convenção de arbitragem, bem como sobre a conexão de demandas e a extensão da cláusula compromissória caberá à Presidência da Câmara, em juízo preliminar (prima facie). Caberá ao Tribunal Arbitral, quando constituído, deliberar sobre a sua jurisdição, confirmando ou modificando a decisão da Presidência (item 4.1 do Regulamento).
4. Incidente de impugnação de Árbitro: apresentada impugnação de Árbitro, a Secretaria convidará este e a contraparte a se manifestar a respeito e, na sequência, convidará a parte impugnante a recolher os custos correspondentes, conforme item 4 do Anexo I. Não realizado o pagamento do valor devido, a impugnação será arquivada, prosseguindo-se com a arbitragem. Realizado o recolhimento das custas, a Presidência da Câmara designará Comitê, formado por três membros para julgar a impugnação, conforme item 7.3 do Regulamento.
5. Medidas Cautelares e de Urgência: o Árbitro Único / Tribunal Arbitral tem competência para determinar medidas cautelares, coercitivas e antecipatórias necessárias para o correto desenvolvimento do procedimento (item 13.1 do Regulamento). Antes de constituído o Árbitro Único / Tribunal Arbitral, as Partes poderão se socorrer ao Poder Judiciário (Capítulo IV-A da Lei nº 9.307/1996) ou submeter a questão a procedimento de Árbitro Provisório (Resolução 4/2018 da Câmara Ciesp/Fiesp).
6. Termo de Arbitragem: deverá ser assinado assim que possível após a constituição do Árbitro Único / Tribunal Arbitral (item 2.4, parte final, do Regulamento). O documento conterá os nomes e qualificação das Partes, dos Procuradores e do(s) Árbitro(s), o lugar em que será proferida a sentença arbitral, autorização ou não de julgamento por equidade, o objeto do litígio, o seu valor e a responsabilidade pelo pagamento das custas processuais, honorários dos peritos e dos árbitros, além de outras questões a serem observadas no caso concreto (item 5.1 do Regulamento).
7. Calendário do Procedimento: os prazos para manifestações das Partes sobre o mérito da demanda e/ou eventuais questões preliminares deverão ser estabelecidos durante ou imediatamente após a reunião para a assinatura do Termo de Arbitragem (item 10.2 do Regulamento).
8. Condução da fase de mérito: compete ao(s) Árbitro(s) assegurar o correto e adequado andamento do procedimento e dedicar tempo, disponibilidade e melhores esforços para atender os fins a que se destina a arbitragem da maneira mais expedita e eficiente possível, levando em consideração a complexidade da disputa (item 4, in fine, do Anexo II).
9. Sentença Arbitral: a Sentença Arbitral deverá ser proferida em até 60 (sessenta) dias após o vencimento do prazo para apresentação das Alegações Finais, podendo ser prorrogado o prazo por mais 60 (sessenta) dias a critério do Árbitro Único / Tribunal Arbitral (item 15.1 do Regulamento), ou no prazo estabelecido pelas Partes na convenção de arbitragem, ou, ainda, no prazo acordado no Termo de Arbitragem.
10. Pedido de Esclarecimento: as Partes podem apresentar eventuais Pedidos de Esclarecimento da Sentença Arbitral, no prazo de 10 (dez) dias após o recebimento da decisão (item 16.1 do Regulamento) ou no prazo que for acordado no Termo de Arbitragem.
D) Recolhimento de Custas pelas Partes
1. Recolhimento e repasse de custas: a Câmara Ciesp/Fiesp providenciará o recolhimento das custas do procedimento arbitral das Partes e o repasse dos valores aos Árbitros/peritos e outros prestadores de serviços nos momentos apropriados, de acordo com o Anexo I. São devidas custas no início da arbitragem (Taxa de Administração, Honorários Arbitrais e Adiantamento de Despesas), bem como eventuais complementações ao longo do caso (p. ex. recálculo do montante devido em razão de readequação do valor da causa, utilização do fundo de despesas, determinação de realização de perícia).
2. Não pagamento de custas por uma das Partes: se uma das Partes deixar de recolher a quantia que lhe couber, a(s) outra(s) Parte(s) será(ão) convidadas a fazê-lo para impedir a suspensão ou extinção do procedimento arbitral (item 6.2 do Anexo I). Quando o pagamento for realizado pela outra parte, o Secretário-geral da Câmara informará às Partes e ao Árbitro Único / Tribunal Arbitral para que não analise os pleitos da parte inadimplente, se existentes (item 6.3 do Anexo I).
3. Não recolhimento das custas devidas: a Câmara Ciesp/Fiesp poderá se recusar a administrar o procedimento arbitral caso não sejam recolhidas as custas (item 6.6 do Anexo I).
4. Diferimento e parcelamento do pagamento de custas: o Secretário-geral da Câmara poderá conceder prazo suplementar para as partes efetuarem eventuais depósitos, bem como conceder parcelamento do recolhimento, mediante solicitação por escrito (item 6.8 do Anexo I). Os casos em que for deferido pedido de parcelamento poderão ser suspensos até o recolhimento da última parcela (item 6.9 do Anexo I).
5. Alteração do valor da causa: os Árbitros poderão, a qualquer momento, informar o Secretário-geral da Câmara Ciesp/Fiesp acerca da existência de elementos que justifiquem a modificação do valor da controvérsia, cabendo ao Presidente da Câmara decidir a respeito (item 3.2.1 do Anexo I).
6. Fundo de despesas: o adiantamento de despesas pelas Partes tem o objetivo de cobrir as despesas administrativas relativas ao procedimento arbitral, tais como gastos de viagem dos Árbitros, diligências fora do local da arbitragem, refeições e coffee breaks das audiências, dentre outras (item 5 do Anexo I).
7. Perícia: a Parte que requerer perícia antecipará os seus custos, salvo disposição em contrário do Árbitro Único / Tribunal Arbitral. Os trabalhos periciais serão iniciados somente após o recolhimento integral dos honorários dos peritos. O pagamento ao perito será realizado conforme determinação do Árbitro Único / Tribunal Arbitral (item 5.4 do Anexo I).
8. Divulgação da Sentença: a Sentença Arbitral somente deverá ser divulgada às Partes após o recolhimento integral das custas do procedimento arbitral (item 6.16 do Anexo I).
9. Desistência ou Acordo: salvo disposição expressa em contrário no Termo de Arbitragem, o encerramento do caso por desistência ou acordo entre as Partes acarreta o pagamento dos honorários arbitrais segundo os seguintes critérios: a) antes da celebração do Termo de Arbitragem, mas após a nomeação e aceitação dos Árbitros, serão devidos 30% (trinta por cento) dos honorários fixados; b) após a assinatura do Termo de Arbitragem, e antes da audiência de instrução, serão devidos 70% (setenta por cento) dos honorários fixados; e c) após a audiência de instrução serão devidos 100% (cem por cento) dos honorários fixados.
10. Financiamento de Terceiro: recomenda-se que a parte que se beneficie de financiamento de terceiros revele a existência do financiamento e a qualificação completa do terceiro financiador na primeira oportunidade que tiver e por escrito. A Secretaria da Câmara encaminhará a informação às demais partes e aos árbitros para que, em sendo o caso, cumpram seu dever de revelação (Resolução 6/2019 da Câmara Ciesp/Fiesp).
11. Decisões sobre custas: é competência exclusiva da Câmara a deliberação a respeito de custas referentes aos procedimentos arbitrais, podendo, se entender necessário, consultar o Tribunal Arbitral (item 6.11 do Anexo I).
12. Prestação de Contas: no término do procedimento arbitral, o Secretário-geral da Câmara apresentará às Partes demonstrativo de custas, honorários arbitrais e despesas (item 6.15 do Anexo I) e providenciará a devolução dos valores recolhidos e não utilizados O gerente financeiro da Câmara Ciesp/Fiesp solicitará os documentos necessários para a realização do reembolso do valor recolhido a maior, de acordo com as exigências formais e os prazos internos do departamento financeiro do Centro das Indústrias do Estado de São Paulo.